Katalon – Subtypen

Übersicht

Subtypen unterteilen einen Datensatztyp in fachlich unterschiedliche Ausprägungen – zum Beispiel Person und Organisation bei Entitäten, oder Leihgabe ausgehend und Erwerbung bei Vorgängen. Die Verwaltung erfolgt in der Admin-UI unter Konfiguration → Subtypen.

Nur Benutzer mit der Rolle admin oder superuser sehen diesen Menüpunkt und können Subtypen anlegen, ändern oder löschen.

Subtypen gibt es für Objekte, Entitäten, Orte, Occurrences, Vorgänge, Sammlungen und Lagerorte. Für Objekte, Entitäten, Orte, Occurrences, Sammlungen und Lagerorte ist kein Subtyp vorkonfiguriert – Institutionen legen sie nach Bedarf selbst an. Bei Vorgängen sind sechs Typen bereits vorhanden: loan_out (Leihgabe ausgehend), loan_in (Leihgabe eingehend), acquisition (Erwerbung), conservation (Restaurierung/Konservierung), object_entry (Eingangsprüfung) und deaccession (Deakzession).

Ein Datensatz ohne konfigurierten Subtyp verwendet nur das Schema des Primärtyps. Sobald für einen Primärtyp Subtypen existieren, muss ein neuer Datensatz (außer im Entwurfsstatus) einen davon auswählen.

Subtypen anlegen

Admin-UI öffnen, im linken Menü unter Konfiguration den Punkt Subtypen wählen.
Oben den Primärtyp wählen (Objekte, Entitäten, Orte, Occurrences, Vorgänge, Sammlungen, Lagerorte).
Neuer Subtyp klicken.
Deutsches und englisches Label eingeben. Daraus wird automatisch ein Vorschlag für den internen Namen abgeleitet (z. B. aus „Person“ wird person).
Optional eine Beschreibung des institutionellen Einsatzes hinterlegen – hilfreich für andere Sachbearbeiter:innen, die später denselben Subtyp verwenden.
Den vorgeschlagenen internen Namen bei Bedarf anpassen (z. B. person, organisation). Der interne Name ist ein Pflichtfeld und nach dem Speichern nicht mehr änderbar, da er als stabiler Schlüssel für Datensätze und Felddefinitionen dient.
Optional: Normdaten-Verknüpfung (AAT / GND / Wikidata) wählen: Über den integrierten Normdaten-Lookup kann der Subtyp direkt mit einer Normdatei verknüpft werden (z. B. Getty AAT für Objekttypen oder GND für Entitäten).
Optional als Standard-Subtyp markieren – dieser wird beim Anlegen neuer Datensätze und bei der Schnellerfassung vorausgewählt.
Speichern.

Wofür Subtypen verwendet werden

Export-Klassifikation & Aggregatoren (LIDO / DDB / Europeana):
Wird am Subtyp ein Normdatum (z. B. AAT-URI) hinterlegt, zieht der LIDO-Export dieses automatisch als <lido:conceptID> und <lido:term> heran. Kleine Sammlungen sparen sich so ein separates Normdatenfeld bei jedem Einzeldokument. Große Häuser mit feineren Gattungen können alternativ ein Schema-Feld vom Typ authority nutzen. Siehe Export-Mappings.
Felder eingrenzen: In der Schema-Verwaltung (Konfiguration → Schemata) kann ein Feld auf einen target_subtype eingeschränkt werden. Ohne diese Einschränkung gilt ein Feld für alle Subtypen des Primärtyps. Details siehe Schema-Verwaltung.
Formularvarianten eingrenzen: Formularvarianten lassen sich ebenfalls pro Subtyp konfigurieren, siehe Formularvarianten.
Relations-Suche eingrenzen: Ein Relationsfeld kann einen festen Ziel-Subtyp vorgeben. Die Suche nach Zieldatensätzen und die Schnellerfassung sind dann auf diesen Subtyp beschränkt.
Listenfilter: In der Datensatzliste erscheint ein Subtyp-Filter, sobald für den jeweiligen Primärtyp Subtypen konfiguriert sind. Die Auswahl eines Subtyps blendet zusätzlich dessen subtypspezifische Listenspalten ein.

Subtypen löschen

Ein Subtyp lässt sich löschen, solange kein Datensatz diesen Subtyp verwendet. Verwendet mindestens ein Datensatz den Subtyp, blockiert Katalon das Löschen.

Beim Löschen eines unbenutzten Subtyps werden dessen subtypspezifische Felddefinitionen und Formularvarianten deaktiviert (Soft-Delete, wie beim Löschen einzelner Felder). Datensätze anderer Subtypen sind davon nicht betroffen.

Das gilt auch für die sechs vorkonfigurierten Vorgangstypen: Solange kein Vorgang einen der sechs Typen verwendet, kann er wie ein selbst angelegter Subtyp gelöscht werden.

Subtypen bei Vorgängen

Vorgänge nutzen denselben Subtyp-Mechanismus wie die vier Bestandstypen. Neben den sechs vorkonfigurierten Typen lassen sich institutionsspezifische Vorgangstypen anlegen, etwa für lokale Workflows ohne Entsprechung in der Standardliste.

Nur der technische Typ loan_out hat eine eingebaute Fachregel: Katalon verhindert, dass ein Objekt gleichzeitig Teil von zwei aktiven Vorgängen dieses Typs ist. Eigene Vorgangstypen haben keine impliziten Automatismen – der Sammlungsstatus eines verknüpften Objekts wird beim Abschließen eines Vorgangs nur vorgeschlagen, nie automatisch gesetzt. Details zum Vorgangs-Konzept: Konzeptpapier Vorgänge.