Vorgänge

Katalon verwaltet neben den Bestandsdaten (Objekte, Entitäten, Orte, Occurrences, Sammlungen, Lagerorte) auch Prozesse und Transaktionen rund um den Bestand: Leihverkehr, Erwerbung, Restaurierung oder Eingangsprüfung.

Solche Vorgänge sind in Museen, Archiven und Bibliotheken täglich relevant – für Versicherung, Standortverwaltung, Berichtspflichten und institutionelles Gedächtnis.

Was ist ein Vorgang?

Ein Vorgang (intern: Procedure) beschreibt einen zeitlich begrenzten Prozess an einem oder mehreren Objekten. Er besitzt:

einen Vorgangstyp (z. B. Leihgabe ausgehend, Restaurierung, Erwerbung)
einen Status (draft → active → completed oder cancelled)
ein Start- und Enddatum (inkl. Rückgabefrist bei Leihe)
eine Referenznummer (für interne Aktenzeichen oder externe Korrespondenz)
freie Metadatenfelder (über die Schema-Engine konfigurierbar)
Verknüpfungen zu Objekten, Entitäten und Orten über das Relationssystem

Vorgänge sind keine Ereignisse (Occurrences). Eine historische Ausstellung oder Aufführung ist ein Ereignis; der Leihvertrag oder Transport für ein ausgestelltes Objekt ist ein Vorgang.

Vorkonfigurierte Vorgangstypen

Katalon liefert sechs praxiserprobte Typen mit:

Typ	Bezeichnung	Typisches Szenario
`loan_out`	Leihgabe ausgehend	Eigenes Objekt geht an externe Institution
`loan_in`	Leihgabe eingehend	Fremdes Objekt kommt zur Ausstellung ins Haus
`acquisition`	Erwerbung	Kauf, Schenkung, Übertragung in die Sammlung
`conservation`	Restaurierung / Konservierung	Konservatorische Untersuchung oder Behandlung
`object_entry`	Eingangsprüfung	Vorläufige Annahme zur Begutachtung oder Auswahl
`deaccession`	Deakzession	Abgabe, Verkauf, Rückgabe oder Aussonderung

Zusätzlich können unter Konfiguration → Subtypen für den Typ Vorgänge beliebig viele institutionsspezifische Vorgangstypen angelegt werden.

Lebenszyklus und Status

Ein Vorgang durchläuft feste Phasen:

Entwurf (draft): Planung des Vorgangs. Pflichtfelder können unvollständig sein.
Aktiv (active): Der Vorgang läuft (z. B. Leihgabe ist unterwegs, Restaurierung in Arbeit).
Abgeschlossen (completed): Die Maßnahme ist beendet, das Objekt zurückgekehrt oder endgültig erworben.
Storniert (cancelled): Der Vorgang kam nicht zustande (z. B. Leihgesuch abgelehnt).

Statuswechsel bei Objekten

Beim Abschließen eines Vorgangs schlägt Katalon passende Statusänderungen für verknüpfte Objekte vor:

Bei loan_out schlägt das System vor, den Sammlungsstatus von Ausgeliehen wieder auf Aktiv zu setzen.
Bei acquisition schlägt das System vor, den Sammlungsstatus von In Bearbeitung auf Aktiv zu setzen.

Der Vorschlag kann bestätigt oder unverändert übernommen werden.

Integritätsregel bei `loan_out`

Katalon stellt sicher, dass ein Objekt nicht gleichzeitig Teil von zwei aktiven ausgehenden Leihgaben (loan_out) sein kann. Ein Versuch wird mit einer klaren Hinweismeldung blockiert.

Schemafelder für Vorgänge

Jeder Vorgangstyp kann über Konfiguration → Schemata mit eigenen Feldern ausgestattet werden:

Für conservation: Befundbericht, Konservierungsziel, verwendete Materialien, Werkstattnotizen.
Für loan_out: Versicherungswert, Transportbedingungen, konservatorische Auflagen, Genehmigungsvermerke.
Für acquisition: Kaufpreis, Beschlussnummer, Förderer, Zugangsart.